E-Fatura Eczanelerde Zorunluluk Bilgilendirmesi

Değerli Eczacımız, E-Fatura ile ilgili bir çok soru gelirken bir çok kullanıcımızın haberi yok ya da beklemektedir. Bu konuda detaylı açıklama yapalım istedik. Başvuru öncesinde tümünü okumanız son derece önemlidir.

Son Tebliğe Göre Eczaneleri İlgilendiren Madde

E-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler (zorunluluk kapsamı dışındakiler) 01.01.2020'den itibaren düzenledikleri fatura tutarının vergiler dahil 30.000 TL'yi aşması halinde (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından 5.000 TL) düzenleyecekleri faturaları GİB'in açacağı ilave fatura portalı üzerinden E-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadırlar. Bu mükelleflerin E-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olması veya bu faturaları özel entegratör üzerinden düzenlemesi gerekmemektedir.

Maddenin Yorumlanmış Hali

Eczaneler her şekilde 30.000 TL üzerindeki faturayı en kötü SGK’ya kesmek durumundadırlar. Dolayısıyla üç yol bulunmaktadır.

• Matbu kâğıt olarak kesilen faturanın aynısını GİB fatura ekranına manuel girilmesi gerekmektedir. (Burada yaşanacak sıkıntı, kurum ve sektörel bazda bir özel alanın olmayacağı, ya da bu sayfanın ne kadar yoğun olacağı, hatasız çalışacağı, hatta sayfa adresi ile ilgili bir şey bilinmiyor.)
• Kendi tercihinize istinaden piyasadaki herhangi bir entegratör ile anlaşarak bunların portalı üzerinden E-Dönüşüm işlemlerinizi yapabilirsiniz. Bu durumda da her türlü ucu E-Fatura veya E-Arşive giden işlemlerinizde ürün girişini tek tek yapmak durumundasınız. Bu madde de mali müşavirler kendi yazılımlarına aktarımdan dolayı kendi çalıştıkları entegratörleri önermektedir. Mali müşavirlere kolaylık sağlayacaktır fakat eczacıya ekstra bir kolaylığı olmayacaktır.
• Son seçenek olarak eczane yazılımları üzerinden entegrasyon sağlamak ve işlemleri yazılım üzerinden yapmaktır.

E-Fatura ve E-Arşiv geçişi kısmında mali müşaviriniz ile birlikte karar vererek, eğer üçüncü yolu uygun görürseniz bize dönüş yapabilirsiniz.

Başvuru sürecinde bir takım işlemlerde, kurum ve durumlara özel bekleme olduğu için tüm sektörlerde olduğu gibi bizlerde de bazı zamanlarda yoğunluklar yaşanacaktır.

Eczane sektöründe E-Dönüşüm uygulamaları da, reçete girişi veya İTS işlemleri gibi belirli kurallara tabi ve bazen de dönüşü olmayan şekilde işlemlerden oluştuğu için biraz yorucu olacaktır.

Sizlere tavsiyemiz eczanenizde E-Uygulamalardan sorumlu bir kişinin olması ve tüm işlemleri bir kişinin takip ederek olaya vakıf olmasıdır.

Havan Eczane Programının Hizmet Süreci

• E-İmza veya E-Mühürünüz yoksa başvurusu yapılacaktır.
• E-İmzanız varsa hemen mühürünüz geldikten sonra bilgisayara tanımlanacaktır.
• Tanımlama işlemi bittikten sonra GİB üzerinden E-Fatura kullanma başvurusu yapılacaktır. (Başvurunuz bir veya iki gün içinde onaylanmaktadır.)
• Başvuru sonrasında entegratör başvurunuzun yapılması ve E-Kontör satın alınma işlemi gerçekleştirilecektir. (Başlangıç tarihi 01.01.2020 olarak belirtilmektedir.)
• Tarafınıza entegratörümüz VEGA tarafından kullanıcı adı ve şifreniz mail ile gönderilecektir.
• Havan Eczane Programı üzerinden entegrasyon yazılımı kurulacak ve ayarları yapılacaktır.
• Değerli Eczacılarımıza Havan Eczane Programı üzerinden yapabileceğiniz işlemlerin eğitimi verilecektir.

Bir ve üçüncü maddeler birlikte yapılacak olup diğer maddeler bizim tarafımızdan yapılmaktadır.

Havan Eczane Programı ile Yapabilecekleriniz

• Perakende satışlara E-Arşiv Fatura kesebilirsiniz.
• Depolardan E-Faturalarınızı alabilirsiniz.
• Depolara alım iade E-Faturası kesebilirsiniz.
• Takaslarda E-Fatura kesebilirsiniz.
• Kurumlara E-Fatura kesebilirsiniz.
• SGK'ya özel ekrandan kuruma E-Fatura kesebilirsiniz.
• Firmalara E-Fatura veya E-Arşiv Fatura kesebilirsiniz.
• Gelen faturalar için kabul veya red işlemleri yapabilirsiniz.

E-İmza Nedir?

E-İmza bireysel işletmeler tarafından gib.gov.tr üzerinden E-Fatura başvurularında kullanılan imza şeklidir.

E-Mühür Nedir?

E-Mühür, şirketler veya şahıs adına mali müşavirlerin E-Fatura başvuru veya E-Dönüşüm işlemlerinizi adınıza yapabilmeleri için gereklidir.

E-Fatura Nedir?

Kısaca tanımlayacak olursak, E-Fatura elektronik ortamda hazırlanan ve karşı taraf ile paylaşılan bir fatura türüdür. Faturanızı oluşturduktan sonra sistem, faturayı göndereceğiniz tarafın E-Fatura kullanıcısı olup olmadığını tanımlar ve E-Fatura ona göre gönderilir.

E-Fatura mükellefi olduğunuzda faturanızı kestikten sonra yazdırma ve kargolama gibi operasyonel süreçlerden ve masraflardan kurtulursunuz.

E-Fatura hazırlarken iki farklı yöntem uygulanabilmektedir.

• Temel E-Fatura
• Ticari E-Fatura

Temel E-Fatura Nedir?

Temel E-Fatura, faturanın göndericiden alıcıya ulaşmasını esas alan E-Fatura türüdür. Fatura alıcısı fatura üzerinde herhangi bir teknik problem olmadığı müddetçe faturayı kabul etmekle yükümlüdür. Alıcının temel E-Faturayı reddetme seçeneği yoktur.

Ticari E-Fatura Nedir?

Ticari E-Fatura türünde E-Faturayı alan kişi, bu faturayı red, kabul ya da iptal etme hakkına sahiptir. E-Fatura sistemi alıcının faturayı kabul edip etmeyeceğine dair bir cevap vermesini bekler. Kurum veya işletme tarafından özel olarak belirtilmedikçe eczaneler Ticari E-Fatura gönderecektir. Şu anda bilinen sadece SGK faturaları Temel E-Faturadır.

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

E-Arşiv Faturası Nedir?

E-Arşiv Faturası, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı E-Arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

E-Arşiv Faturası Kimlere Gönderilebilir?

E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra E-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize E-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.

E-Arşiv Kullanmak İçin E-Fatura Kullanıcısı Olmalısınız

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre E-Arşiv kullanıcısı olmak için önce E-Fatura kullanıcısı olmalısınız.

E-Kontör Nedir?

E-Uygulamalarda gönderim veya alım ve saklama hizmetinin karşılığı kontör olarak hesaplanır. E-Fatura gelen fatura 1 kontör, giden fatura 1 kontör olarak çalışmaktadır. E-Arşivde giden her fatura 1 kontördür.

Entegratör Nedir?

E-Uygulamalarda yapılan işlemlerin sürece uygun olarak GİB tarafına bildirilmesinden ve bunların saklanmasından sorumlu olan GİB onaylı işletmelerdir.

Temel E-Fatura İptali

Temel E-Faturalar iptal edilebilir. Bunun için temelde iki farklı yöntem mevcuttur. Noter, kep vb. ile resmi tebligat üzerinden veya portal.efatura.gov.tr web adresi üzerinden GİB'in sunduğu elektronik iptal başvurusu ile de iptal edilebilir. Ancak burada karşı tarafında iptal onayı vermesi gerekmektedir.

Ticari E-Faturalarda Kabul veya Red Süresi

Ticari E-Faturalar sekiz gün içinde cevaplanmalıdır. Cevaplanmayan faturalar kanunen kabul edilmiş sayılır. Ticari E-Faturayı sekiz gün içinde reddetmezseniz veya reddetmek isterseniz durum mevzuat hükümlerine uygun ise iade faturası kesebilirsiniz ya da E-Faturaya harici yollarla itiraz edebilirsiniz.

Reddedilen E-Faturaya Ait Yapılması Gereken İşlem Nedir?

Kesmiş olduğunuz E-Faturanın reddedilmesi durumunda, reddedilen bu fatura için doğru şekilde yeni bir fatura düzenleyip göndermeniz yeterlidir.

E-Arşiv Fatura Müşteriye Kesilirken Bilgilerin Girilmesi Zorunlu Mu?

509 nolu tebliğ ile birlikte perakende vergiler dahil 500 TL'ye kadar olan satışlarda "Nihai Tüketici" olarak E-Arşiv Fatura kesilebilir.

E-İmza ve Mali Mühür arasındaki Fark Nedir? Eczacıya Hangisi Gerekiyor?

E-Fatura başvurusu sırasında başvuruyu işletme sorumlusunun yaptığını onaylaması adına kullanılan digital imza yöntemidir. Eczacılarda süresi dolmamış E-İmza olması yeterlidir. Kalan süre aldığınız firmadan veya başvuru sırasındaki red işleminden anlaşılmaktadır.

E-Fatura Sistemine Dahil Olduktan Sonra Çıkılabilir Mi?

İsteğe bağlı geçmiş olsanız dahi sisteme giriş yapıldıktan sonra çıkmak mümkün değildir.

E-Fatura Uygulamasına Geçtikten Sonra Kağıt Fatura Düzenleyemez Miyim?

E-Fatura uygulamasına geçtikten sonra sisteme dahil olan firmalara E-Fatura, dahil olmayan firmalara ise kağıt fatura göndermeniz gerekmektedir. Bu nedenle fatura alıcısının sisteme dahil olup olmadığının kontrolü fatura oluşturulmadan önce mükellef tarafından yapılmalıdır.

Kime Kağıt Kime E-Fatura Keseceğimi Nasıl Bileceğim?

E-Fatura uygulamasına dahil olan firmaların listesini GİB, www.efatura.gov.tr sitesinde düzenli olarak yayınlamaktadır. Havan Eczane Programı web servisler aracılığıyla bu listeleri GİB’den düzenli her açılışta, günde bir kere güncellemektedir.

E-Faturayı Gönderdikten Sonra Faturada Değişiklik Yapabilir Miyim?

Hayır. Normal faturayı kesip gönderdikten sonra değişiklik yapamama durumunuz elektronik faturada da geçerlidir. Fakat göndermiş olduğunuz E-Fatura ise faturayı karşı tarafın reddetmesi üzerine yeni bir E-Fatura oluşturabilirsiniz. E-Arşiv ise siz bu faturayı iptal edip tekrardan yeni bir fatura oluşturabilirsiniz.

E-Fatura Uygulamasına Dahil Olmayan Bir Firmaya E-Fatura Göndermem Mümkün Mü?

Hayır. GİB, E-Fatura uygulamasına dahil olmayan bir firmaya E-Fatura gönderilmesine müsaade etmemektedir.

Aynı Anda Birden Fazla Özel Entegratör İle Çalışabilir Miyim?

Yasal olarak aynı anda birden fazla özel entegratör ile e-Fatura uygulamasına dahil olmak mümkündür. Fakat takip zorlaşacağı için önerilmemektedir.

Fatura Keseceğim Firma Zorunluluk Kapsamında Olmasına Rağmen E-Fatura Uygulamasına Geçmemiş İse Keseceğim Kağıt Faturadan Dolayı Sorumluluğum Olur Mu?

Hayır. Bu durumda işletmenizin herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Zaten E-Fatura uygulamasında bulunmayan bir firmaya E-Fatura göndermeniz teknik olarak mümkün değildir.

Gönderdiğim Faturaların Yerine Ulaşıp Ulaşmadığından Nasıl Emin Olabilirim?

Gönderdiğiniz faturaların akıbeti ile ilgili olarak Havan Eczane Programı E-Fatura ekranı üzerinde Giden Faturalar kısmından fatura durum sorgusu yapabilirsiniz.

Saklanan E-Faturalarımı İstersem Teslim Alabilir Miyim?

Evet. Arşivde bulunan faturaları talep etmeniz halinde teslim almanız mümkündür. Bu durumda Havan Eczane Programı entegratörleri tarafından fatura arşivinizi kaydederek size verecektir. Sözleşmenin bitmesi durumunda iki ay içinde zorunlu olarak verileriniz tarafınıza teslim edilmekte olup teslim tarihi sonrası saklama, muhafaza ve verilerin doğruluğu ile ilgili sorumluluk tarafınıza ait olmaktadır.

Saklama Olmaksızın Sadece E-Fatura Hizmetini Alabilir Miyim?

Hayır. E-Fatura uygulamasında saklama hizmeti birlikte ücretlendirilmektedir.

Faturaların Güvenliği Ne Şekilde Sağlanmaktadır?

Müşterilerin E-Faturaları data merkezinde maksimum güvenlik (güvenlik duvarları ve güncel virüs yazılımları) altında üç katmanlı bir güvenlik yapısında GİB’in belirlediği prosedürler ile muhafaza edilmektedir.

E-Fatura Kapsamında Olmama Rağmen Yasal Süresi İçerisinde Uygulamaya Geçmezsem Cezası Nedir?

Zorunluluk kapsamında olup E-Fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Ticari E-Fatura Yerine Temel E-Fatura Gönderirsek Nasıl İptal Edilir?

Göndermiş olduğunuz Temel E-Faturayı alan mükellef iade faturası düzenleyerek size geri gönderebilir ve siz yeni bir fatura düzenleyip Ticari E-Fatura olarak gönderebilirsiniz.